Przepisy krajowe na wzór regulacji międzynarodowych nakładają na podmioty powiązane realizujące pomiędzy sobą określoną wartość transakcji szczególny obowiązek dokumentacyjny w postaci stworzenia tzw. dokumentacji podatkowej (dokumentacja cen transferowych). Brak takiej dokumentacji prowadzi do możliwości nałożenia na podatnika szczególnej, sankcyjnej stawki podatku dochodowego w wysokości 50%, kalkulowanej od różnicy dochodu oszacowanego przez organy podatkowe a dochodu wykazanego przez przedsiębiorców powiązanych.Organy kontroli skarbowej lub podatkowej mają prawo zażądać dokumentacji przy każdej kontroli, a podatnik ma tylko 7 dni na jej przedłożenie.
Ten krótki okres w praktyce uniemożliwia stworzenie pełnej dokumentacji i warto zastanowić się nad jej przygotowaniem odpowiednio wcześniej.
Obowiązek sporządzania dokumentacji
Podmioty powiązane
Przepisy krajowe w sposób bardzo szeroki określają pojęcie powiązań na potrzeby obowiązku stworzenia dokumentacji podatkowej.
Wskazują one na powiązania:
- Kapitałowe oraz osobowe, które dotyczą zarówno powiązań międzynarodowych jak i krajowych;
- Rodzinne, pracownicze oraz majątkowe, które odnoszą się wyłącznie do powiązań krajowych.
Warto w uzupełnieniu dodać, iż powiązania te nie zawsze zostały jednoznacznie zdefiniowane w przepisach podatkowych, co zwiększa ryzyko wystąpienia obowiązku dokumentacyjnego w praktyce.
Wartość transakcji
Obok istnienia powiązań, obowiązek sporządzenia dokumentacji istnieje w tych podmiotach, które dokonują pomiędzy sobą sprzedaży towarów lub świadczenia usług o określonej wartości.
Ustawy podatkowe wskazują na cztery kwoty:
- 100 000 EUR, która dotyczy spółek kapitałowych i odnosi
się do transakcji o wartości nie przekraczającej 20% kapitału
zakładowego; - 30 000 EUR, w przypadku świadczenia usług lub udostępniania wartości niematerialnych i prawnych;
- 20 000 EUR, gdy zapłata dokonywane są na rzecz podmiotów z siedzibą w tzw. „raju podatkowym”;
- 50 000 EUR w pozostałych przypadkach.
Powyższe wartości dotyczą okresów rocznych i przeliczone są na PLN w oparciu o średni kurs NBP z ostatniego dnia roku podatkowego poprzedzającego rok, w którym transakcje były zawierane.
Struktura dokumentacji
Nie istnieje jeden wzór dokumentacji podatkowej. Przepisy krajowe wskazują bowiem wyłącznie na elementy obligatoryjne i fakultatywne, które dokumentacja powinna zawierać (art. 9a ust 1 Pdop oraz art. 25a ust 1 Pdof). Warto jednak skorzystać w tym zakresie z koncepcji znormalizowanej „Dokumentacji cen transferowych UE” (DCT UE), ogłoszonej komunikatem Komisji z dnia 7.11.2005r., KOM(2005) 543 – wersja ostateczna. Dzieli ona dokumentację na dwie części:
A) Cześć opisowa:
- dane stron transakcji
- funkcje stron w dokumentowanej transakcji
B) Część analityczna:
- Określenie kosztów transakcji
- Wskazanie metody kalkulacji ceny
Przyjęcie takiego podziału w praktyce ułatwia nie tylko sporządzanie dokumentacji, ale również jej powielanie na kolejne lata podatkowe. Pamiętać bowiem należy, iż podatnik powinien mieć dokumentację za okres każdego roku, w którym występowały powiązania a wartość obrotu przekraczała kwoty graniczne.